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大部分的会议都是一场失败的选秀节目

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文 / 巴九灵(微信公众号:吴晓波频道)

小巴最近在看女团选秀节目,想到了一个问题:一期综艺节目的时长有限,比如2个小时,但选手有101个,节目组不可能给每个选手足够的镜头,而如果平均分配时间,节目肯定不会好看,怎么办呢?

搜集信息后小巴发现,节目组的解决方法是:每场晋级赛之前,做一波关于选手的宣传,观察选手得到的社会关注度,人气高的选手就会在接下去的节目中获得更多的镜头,人气低的就少一点。

也就是说,早在真正的比赛之前,选手之间就已经分到了不平均的时间资源。

很多人可能觉得,这就是内幕操作。但仔细思考原因后,小巴觉得这是非常必要的做法,而且这种操作对于我们普通人也一样适用:它可以解决所有职场人的一大苦恼——开会效率低。    

怎么开一个高效的头脑风暴会?

一场典型的“头脑风暴”会议,就像选秀一样,一边是有限的会议时间与精力,一边是每个人的意见和胜负心。如果没有明确标准和严格流程,就好比101个选手轮番上阵,大家都竭力为自己的想法辩护,往往刹不住车。

而人的短时记忆是有限的,当我们在各种想法之间不停变换,记忆过载了,就会筋疲力尽,漏洞百出。

选秀节目是怎么解决这个困境的?概括起来,其实就是做两轮投票:第一轮人气投票,决定镜头分配,也就是时间分配;第二轮比赛投票,决定最终的赢家。

具体应用到开会,步骤是这样:

1.所有与会者在纸上写下自己的想法。

想法需要写详细些,确保其他人可以不借助额外说明就能看懂。这里的关键是保持匿名,以便让每个想法——也就是选手的起跑线一致。

2.把所有想法贴在墙上。

每个人拿20-30张贴纸进行投票,这就是第一轮的人气投票。投票全程无交流,不安利不拉票。对任何想法有任何疑问,先写在便利贴上,贴在那个想法下面。

3.第一轮投票结束,对想法依次点评。

得票多的想法,多花一点时间讨论,得票少的想法可以简单说几句甚至跳过。这就是镜头分配的体现。

4.等到所有点评结束后,每个人才出来认领自己的想法。

提出想法的人,在这个时候才可以解释自己的想法,回应所有疑问。

5.所有人进行第二轮的最终投票。

投好票后,每个人有1分钟时间陈述自己的投票理由。

6.项目负责人最后投票。

负责人有一票决定权,类似于评委老师。

你可能会怀疑,这个流程真的有用吗?事实上,这个流程并不是根据选秀节目想出来的,而是谷歌公司的头脑风暴会议流程。同样深受会议效率之苦的谷歌,总结出了一套工作方法——“谷歌冲刺工作法”,这是其中一个环节。巧合吗?不,优秀的方法往往有很强的共性。

谷歌已经验证了,这样设置开会流程的好处,不仅仅是节约时间。主要有四个作用:

第一,如果不进行第一轮的投票,每个人都能花上一小时来证明自己想法的优秀,那所有人能辩论上一年,会永远开不完。

第二,不交流投票可以保证效率和公平性。效率这个好理解,公平可能很多人没有意识到。比如有的人非常有魅力,表达能力也很强,一个普通的想法也会被他说得天花乱坠,获得青睐,这其实是不公平的。我们选的是想法,不是口才。

第三,让想法的主人最后才发言,可以避免每个人抢先推销自己的想法,让其他人很难开口批判或反对。

第四,负责人最后投票,这样他/她可以充分参考团队的意见。负责人为什么要有一票决定权呢?因为谷歌的人发现,在方案决策中,民主并不一定是最佳的方式,得不到负责人支持的方案在后续推进中会遇到更多问题。

但有时候决策者会做出错的决定,怎么办?这就需要后续有快速验证的方法,所以谷歌冲刺工作法里也包含了相关的内容。

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魔鬼都在细节里

投票,看上去是很简单一件事,人人都会。但其实关键都在于时机和形式。那些浪费时间的会议,基本就是输在了这些方面。

其它的环节呢,比方说,什么人应该来参加项目会议?真的是所有相关的同事吗?讨论出方案之后,用什么办法可以最快最省钱地验证方案是不是可行?要是等技术团队开发再内测再修改,不仅钱花了一大把,机会也早就跑了。

谷歌当然也想到了这些。事实上这套冲刺工作法可以解决一个项目整个流程的每个环节,包括怎么组建团队,怎么寻找灵感,怎么完善方案,怎么做用户调研等等。最重要的是,这整个流程是在5天内完成的。这也是为什么,小巴觉得它是最适合2020年的工作法:省钱省时间。

为了让大家更好地掌握与应用,我们邀请了在微软和frog design工作多年的ARK咨询创始人滕磊老师来教授这门课程。他不仅熟练使用这套方法,还和谷歌商业社区、港大ICB等组织合作主办了很多次谷歌冲刺工作坊,对普通人的学习需求与难点颇有心得。

另外,除了手把手教你怎么用这套流程,他还对方法本身做了一些本地化的调整,让它更适合中国团队。

改造自己的工作方法不是一件容易的事,但成年人都明白,不对自己狠一点,就不会有什么真正好的改变发生。而最终省下来的无数时间和不用受的那些气,会让你觉得非常值得。

工作不易

也可以尽量省力一点

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